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WAS
SIE WISSEN SOLLTEN
Unter „personenbezogenen
Daten" versteht man Informationen, mit denen eine natürliche
Person direkt (z. B. durch Bezugnahme auf einen Vor- oder Nachnamen) oder
indirekt (z. B. durch eine Telefon- oder ID-Nummer) identifiziert werden kann.
Die „Verarbeitung“
personenbezogener Daten bezeichnet einen Vorgang oder eine
Reihe von Vorgängen, die an personenbezogenen Daten durchgeführt werden (z. B.
Erfassen, Ordnen, Speichern, Ändern, Weitergeben).
Der „Zweck“ der Verarbeitung ist das Hauptziel bei der Nutzung
der personenbezogenen Daten. Die Daten werden für ein bestimmtes und
berechtigtes Ziel erfasst und nicht auf eine Art und Weise weiterverarbeitet,
die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.
Der „Datenverantwortliche“ ist
eine natürliche oder juristische Person, die entscheidet, ob die
personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und wie diese Verarbeitung
durchgeführt wird. Insbesondere legt der Datenverantwortliche fest, welchen
Zwecken die Daten dienen und welche Hilfsmittel für deren Verarbeitung
verwendet werden.
Der „Empfänger“ ist eine
natürliche oder juristische Person, der gegenüber Ihre personenbezogenen Daten
offengelegt werden.
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Welche Kategorien personenbezogener Daten werden
verarbeitet?
Zu den erfassten und verarbeiteten
personenbezogenen Daten gehören unter anderem:
§
Ihre Vor- und Nachnamen;
§
Anschriften und E-Mail-Adressen;
§
Telefonnummer;
§
berufliche Daten wie Lebenslauf, Anschreiben,
Diplome, Vergütung;
§
Ergebnisse von im Rahmen des Einstellungsverfahrens
durchgeführten Tests (falls die rekrutierende Stelle solche Tests durchführt);
§
Verbindungsdaten (d. h. Protokolle, Benutzername,
verschlüsseltes Passwort) und
§
andere Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen,
auch wenn sie nicht ausdrücklich als Teil unseres Rekrutierungsprozesses
erforderlich sind.
Diese personenbezogenen Daten werden entweder direkt von
uns oder über unsere Personalberatungsfirmen und/oder externe Stellenbörsen
erfasst.
Wir informieren Sie bei der Erfassung Ihrer
personenbezogenen Daten, wenn einige dieser Daten obligatorisch oder optional
sind.
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AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE, Für welche Zwecke
erfassen und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten UND WIE LANGE werden Ihre
personenbezogenen Daten aufgehoben?
|
ZWECKE |
RECHTSGRUNDLAGE |
FRIST FÜR DIE AUFBEWAHRUNG VON DATEN |
|
Um Ihr Konto einzurichten, damit
Sie sich auf unsere Stellenanzeigen bewerben können |
Unser rechtmäßiges Interesse
hinsichtlich der Erleichterung des Rekrutierungsprozesses durch
Bereitstellung eines speziellen Raums |
Personenbezogene Daten werden für
die Dauer Ihres Kontos aufbewahrt. Ist Ihr Konto für einen Zeitraum
von 2 Jahren inaktiv, wird es gelöscht, wenn Sie nicht auf unsere Reaktivierungs-E-Mail
reagieren. Bei amerikanischen Bewerbern
werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen
Datenschutzgesetzen gespeichert. |
|
Erstellung eines Bewerberpools |
Ihre Zustimmung entweder auf
Länderebene oder weltweit |
Personenbezogene Daten werden für
zwei Jahre ab dem Datum Ihrer Zustimmung aufbewahrt. Bei amerikanischen Bewerbern
werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen
Datenschutzgesetzen gespeichert. |
|
Zur Bewertung Ihrer Bewerbung auf
die vakante Stelle |
Unser rechtmäßiges Interesse in
Bezug auf die Rekrutierung neuer Profile |
Ihre personenbezogenen Daten
werden für die Dauer des Rekrutierungsprozesses und für einen Zeitraum von
maximal sechs (6) Monaten nach
Ihrem letzten Kontakt mit Sonepar aufbewahrt. Bei amerikanischen Bewerbern
werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen
Datenschutzgesetzen gespeichert. |
|
Zur Bewertung Ihrer beruflichen
Fähigkeiten |
Unser rechtmäßiges Interesse daran,
einen den Suchkriterien entsprechenden Bewerber zu finden |
Personenbezogene Daten werden für
die Dauer des Rekrutierungsprozesses und für einen Zeitraum von maximal sechs (6) Monaten nach Ihrem letzten
Kontakt mit Sonepar aufbewahrt. Bei amerikanischen Bewerbern
werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen
Datenschutzgesetzen gespeichert. |
|
Zum Abschluss des
Rekrutierungsprozesses (d. h. Erfassung der für die Formalisierung des
Arbeitsvertrags erforderlichen Informationen) |
Ergreifung von Maßnahmen auf Ihren
Wunsch vor Abschluss eines Vertrags |
Personenbezogene Daten werden für
die Dauer des Rekrutierungsprozesses und für einen Zeitraum von maximal sechs (6) Monaten nach Ihrem letzten
Kontakt mit Sonepar aufbewahrt. Bei amerikanischen Bewerbern
werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen
Datenschutzgesetzen gespeichert. |
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Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten?
Die unter dem vorstehenden Punkt 3 „Auf
welcher Rechtsgrundlage und für
welche Zwecke erfassen und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und wie
lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufgehoben?“ beschriebenen Tätigkeiten werden ausgeführt unter der
Zuständigkeit von:
Sonepar SAS,
einer société par actions simplifiée (einer
vereinfachten Aktiengesellschaft französischen Rechts),
deren
eingetragener Sitz sich in 25 rue d’Astorg, 75008 Paris, Frankreich, befindet
und die
im Pariser
Handels- und Unternehmensregister unter der Nummer 585 580 202 eingetragen ist,
bzw.
Sonepar International SAS,
einer société par actions simplifiée (einer vereinfachten
Aktiengesellschaft französischen Rechts),
deren eingetragener Sitz sich in 25
rue d’Astorg, 75008 Paris, Frankreich, befindet und die
im Pariser Handels- und
Unternehmensregister unter der Nummer 433 890 845 eingetragen ist,
bzw.
dem Unternehmen
der Sonepar-Gruppe, das das Auswahlverfahren, für welches der Bewerber seine
Bewerbung eingereicht hat, eingeleitet hat und durchführt,
bzw.
Unternehmen der
Sonepar-Gruppe, die nach Bewerbern suchen und denen Sie Ihr Profil als Teil
unserer Bewerberpooloption weitergeben möchten.
Sofern die oben genannten Unternehmen nicht die für die
Verarbeitung verantwortlichen Unternehmenseinheiten sind, werden Sie über die
Identität der für die Verarbeitung verantwortlichen Person in Kenntnis gesetzt.
Wenn Sie sich entschieden haben, an unserem Bewerberpool
teilzunehmen, und Ihr Profil den Unternehmen der Sonepar-Gruppe zur Verfügung
gestellt haben, können die Personalverantwortlichen dieser Unternehmen auf Ihr
Profil zugreifen, wenn sie nach Bewerbern suchen, deren Profile zu bestimmten
vakanten Stellen passen könnten.
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WER PRÜFT MEINE BEWERBUNG?
Obwohl wir eine gemeinsame gruppenweite digitale Lösung verwenden,
wird Ihre Bewerbung von der Einheit der Sonepar-Gruppe, welche die Stelle
ausgeschrieben hat, auf die Sie sich bewerben, geprüft. Der
Rekrutierungsprozess als solcher erfolgt unter der alleinigen Haftung und
Verantwortung dieser Einheit.
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Wie wird Sonepar die Sicherheit Ihrer
personenbezogenen Daten gewährleisten?
Gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften hat Sonepar
geeignete technische (z. B. Firewalls) und organisatorische (z. B.
Benutzername/Passwort-System, physische Schutzlösungen usw.) Maßnahmen
ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Zerstörung, Verlust, Änderung,
Offenlegung oder unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen.
Wir verlangen von allen
Service-Providern, die möglicherweise Ihre persönlichen Daten in unserem
Auftrag verarbeiten, dass sie sich vertraglich zu einem ähnlichen oder höherwertigen
Standard verpflichten.
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Wem gegenüber könnte Sonepar Ihre personenbezogenen
Daten offenlegen?
Ihre personenbezogenen Daten werden
nur von Personen genutzt und an Personen weitergegeben, die zu den in dieser
Richtlinie beschriebenen Zwecken oder zur Erfüllung ihrer Aufgaben Zugang zu
diesen Daten benötigen, in allen Fällen unter Beachtung der geltenden Gesetze
und Vorschriften.
Sonepar kann einige Ihrer
personenbezogenen Daten an die folgenden Kategorien von Empfängern weitergeben:
§ Verarbeiter
oder Dienstleister, die in seinem Namen und gemäß seinen Anweisungen handeln:
Hosting-Dienstleister, Jobbörsen, Personalvermittlungsbüros, IT-Integratoren,
Tools zur Bewertung von Fähigkeiten, SEO für Stellenangebote;
§ andere
Unternehmen der Sonepar-Gruppe, die in der Regel identischen oder
gleichwertigen Datenschutzbestimmungen unterliegen.
Wir gewährleisten, dass Ihre
personenbezogenen Daten nur innerhalb eines angemessenen vertraglichen Rahmens,
der die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten und die Einhaltung des
Zwecks der Verarbeitung gewährleistet, an Dritte weitergegeben werden.
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An wen könnten Ihre personenbezogenen Daten
weitergegeben werden?
Aufgrund der internationalen
Marktpräsenz der Sonepar Gruppe ist es möglich, dass einige der Empfänger, die
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben könnten (z. B. Unternehmen, die
zur Sonepar Gruppe und/oder deren Geschäftspartnern gehören), ihren Sitz
außerhalb der Europäischen Union haben.
In diesem Fall stellen wir vor der
Übertragung sicher, dass der Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau
gewährleisten kann (zum Beispiel auf der Grundlage einer von der Europäischen
Kommission validierten Angemessenheitsentscheidung oder auf der Grundlage von
Standardvertragsklauseln). Sie können eine Kopie der angemessenen
Sicherheitsvorkehrungen erhalten, indem Sie eine Anfrage an die unter dem
nachstehenden Punkt 9 „Welche Rechte
haben Sie?“ angegebene Kontaktperson senden.
Wenn Sie auf den folgenden Link
klicken, finden Sie eine Liste der Unternehmen, die zur Sonepar-Gruppe gehören,
und der Länder, in denen sie tätig sind: Präsenz | Sonepar
In einigen konkreten Fällen holen
wir vor der Übermittlung Ihre Zustimmung ein.
Zusätzliche Informationen über die
Bedingungen der Datenübermittlung erhalten Sie, indem Sie eine Anfrage an die
unter Punkt 9 „Welche Rechte haben Sie?“
angegebene Kontaktperson senden.
9
Worin bestehen Ihre Rechte?
Vorbehaltlich der geltenden
gesetzlichen Bestimmungen haben Sie das Recht, auf Ihre von Sonepar erfassten
personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu ändern.
Ihre Rechte umfassen:
§
Zugangsrecht: Sie haben das
Recht auf Erhalt einer Kopie der von Sonepar verarbeiteten personenbezogenen
Daten.
§
Recht auf Berichtigung: Wenn Sie der
Meinung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig
sind, dürfen Sie die Berichtigung verlangen.
§
Recht auf Löschung: In bestimmten
gesetzlich vorgesehenen Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen
Daten verlangen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Verarbeitung
ausnahmsweise auf Ihrer Zustimmung beruht und Sie diese Einwilligung widerrufen
möchten oder wenn Ihre personenbezogenen Daten im Hinblick auf die Zwecke, für
die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Dieses
Recht gilt jedoch nicht uneingeschränkt, und Sonepar kann eine gesetzliche
Grundlage oder einen rechtmäßigen Grund für die Speicherung Ihrer
personenbezogenen Daten haben.
§
Widerspruchsrecht: Sie dürfen
aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. Dieses Recht
gilt jedoch nicht uneingeschränkt und Sonepar kann aus einem berechtigten
Interesse Ihr Verlangen zurückweisen.
§
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie
können auch verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
eingeschränkt (z. B. ausgesetzt) wird, wenn (i) Ihre personenbezogenen Daten
unrichtig sind, (ii) Sie Ihr Widerspruchsrecht ausgeübt haben, oder (iii) die
Daten nicht mehr für den Verarbeitungsvorgang nötig sind, aber weiterhin
benötigt werden, um Ihre Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu
verteidigen.
§
Recht auf Übertragbarkeit der Daten: Falls
dieses Recht zutrifft, sind Sie berechtigt, die von Ihnen bereitgestellten
personenbezogenen Daten zu empfangen oder, soweit technisch möglich, diese
Daten an Dritte zu übermitteln.
§
Recht, nach Ihrem Tod Anweisungen zur Verwendung
Ihrer personenbezogenen Daten zu geben: Sie dürfen
Sonepar Anweisungen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod
erteilen.
§ Widerrufsrecht: Wurde
Ihre Einwilligung vor der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten eingeholt,
haben Sie das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen.
Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben
Sie uns bitte an folgende Adresse: groupcompliance@sonepar.com
Sie können eine Beschwerde bei der
zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen.
In Frankreich ist dies:
Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
(Französische Datenschutzbehörde)
3 Place de
Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07 – Frankreich
Informationen
über die verschiedenen Aufsichtsbehörden in den Mitgliedstaaten der
Europäischen Union finden Sie auf dieser Website: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
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VERSION
Diese Leitlinie kann jeweils aktualisiert oder abgeändert werden.
Wir empfehlen Ihnen daher, diese auf unserer Unternehmenswebsite
veröffentlichte Richtlinie regelmäßig einzusehen: www.sonepar.com. In jedem Fall werden wir Sie über
alle wesentlichen Änderungen dieser Datenschutzleitlinie auf dem Laufenden
halten.
Übersetzungen dieses Dokumentes sind gegebenenfalls Gegenstand der
Auslegung. Maßgeblich ist allein die englische Version.
SONEPAR SAS
25, rue d’Astorg 75008 Paris −
Frankreich
Tel.: +33 (0)1 58 44 13 13
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