1        WAS SIE WISSEN SOLLTEN

 

Unter  „personenbezogenen Daten" versteht man Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt (z. B. durch Bezugnahme auf einen Vor- oder Nachnamen) oder indirekt (z. B. durch eine Telefon- oder ID-Nummer) identifiziert werden kann.

Die „Verarbeitung“ personenbezogener Daten bezeichnet einen Vorgang oder eine Reihe von Vorgängen, die an personenbezogenen Daten durchgeführt werden (z. B. Erfassen, Ordnen, Speichern, Ändern, Weitergeben).

 

Der Zweck“ der Verarbeitung ist das Hauptziel bei der Nutzung der personenbezogenen Daten. Die Daten werden für ein bestimmtes und berechtigtes Ziel erfasst und nicht auf eine Art und Weise weiterverarbeitet, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.

 

Der „Datenverantwortliche“ ist eine natürliche oder juristische Person, die entscheidet, ob die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und wie diese Verarbeitung durchgeführt wird. Insbesondere legt der Datenverantwortliche fest, welchen Zwecken die Daten dienen und welche Hilfsmittel für deren Verarbeitung verwendet werden.

 

Der „Empfänger“ ist eine natürliche oder juristische Person, der gegenüber Ihre personenbezogenen Daten offengelegt werden.

 

 

2          Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

 

Zu den erfassten und verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören unter anderem:

§  Ihre Vor- und Nachnamen;

§  Anschriften und E-Mail-Adressen;

§  Telefonnummer;

§  berufliche Daten wie Lebenslauf, Anschreiben, Diplome, Vergütung;

§  Ergebnisse von im Rahmen des Einstellungsverfahrens durchgeführten Tests (falls die rekrutierende Stelle solche Tests durchführt);

§  Verbindungsdaten (d. h. Protokolle, Benutzername, verschlüsseltes Passwort) und

§  andere Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen, auch wenn sie nicht ausdrücklich als Teil unseres Rekrutierungsprozesses erforderlich sind.

 

Diese personenbezogenen Daten werden entweder direkt von uns oder über unsere Personalberatungsfirmen und/oder externe Stellenbörsen erfasst.

 

Wir informieren Sie bei der Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn einige dieser Daten obligatorisch oder optional sind.

 

3          AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE, Für welche Zwecke erfassen und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten UND WIE LANGE werden Ihre personenbezogenen Daten aufgehoben?

 

ZWECKE

RECHTSGRUNDLAGE

FRIST FÜR DIE AUFBEWAHRUNG VON DATEN

Um Ihr Konto einzurichten, damit Sie sich auf unsere Stellenanzeigen bewerben können

Unser rechtmäßiges Interesse hinsichtlich der Erleichterung des Rekrutierungsprozesses durch Bereitstellung eines speziellen Raums

Personenbezogene Daten werden für die Dauer Ihres Kontos aufbewahrt.

 

Ist Ihr Konto für einen Zeitraum von 2 Jahren inaktiv, wird es gelöscht, wenn Sie nicht auf unsere Reaktivierungs-E-Mail reagieren. 

 

Bei amerikanischen Bewerbern werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen Datenschutzgesetzen gespeichert.

Erstellung eines Bewerberpools

Ihre Zustimmung entweder auf Länderebene oder weltweit

Personenbezogene Daten werden für zwei Jahre ab dem Datum Ihrer Zustimmung aufbewahrt.

 

Bei amerikanischen Bewerbern werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen Datenschutzgesetzen gespeichert.

Zur Bewertung Ihrer Bewerbung auf die vakante Stelle

Unser rechtmäßiges Interesse in Bezug auf die Rekrutierung neuer Profile

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Rekrutierungsprozesses und für einen Zeitraum von maximal sechs (6) Monaten nach Ihrem letzten Kontakt mit Sonepar aufbewahrt.

 

Bei amerikanischen Bewerbern werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen Datenschutzgesetzen gespeichert.

Zur Bewertung Ihrer beruflichen Fähigkeiten

Unser rechtmäßiges Interesse daran, einen den Suchkriterien entsprechenden Bewerber zu finden

Personenbezogene Daten werden für die Dauer des Rekrutierungsprozesses und für einen Zeitraum von maximal sechs (6) Monaten nach Ihrem letzten Kontakt mit Sonepar aufbewahrt.

 

Bei amerikanischen Bewerbern werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen Datenschutzgesetzen gespeichert.

Zum Abschluss des Rekrutierungsprozesses (d. h. Erfassung der für die Formalisierung des Arbeitsvertrags erforderlichen Informationen)

Ergreifung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch vor Abschluss eines Vertrags

Personenbezogene Daten werden für die Dauer des Rekrutierungsprozesses und für einen Zeitraum von maximal sechs (6) Monaten nach Ihrem letzten Kontakt mit Sonepar aufbewahrt.

 

Bei amerikanischen Bewerbern werden die personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den amerikanischen Datenschutzgesetzen gespeichert.

 

4          Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten?

 

Die unter dem vorstehenden Punkt 3 „Auf welcher Rechtsgrundlage und für welche Zwecke erfassen und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufgehoben? beschriebenen Tätigkeiten werden ausgeführt unter der Zuständigkeit von:

 

Sonepar SAS,

einer société par actions simplifiée (einer vereinfachten Aktiengesellschaft französischen Rechts),

deren eingetragener Sitz sich in 25 rue d’Astorg, 75008 Paris, Frankreich, befindet und die

im Pariser Handels- und Unternehmensregister unter der Nummer 585 580 202 eingetragen ist,

 

bzw.

Sonepar International SAS,

einer société par actions simplifiée (einer vereinfachten Aktiengesellschaft französischen Rechts),

deren eingetragener Sitz sich in 25 rue d’Astorg, 75008 Paris, Frankreich, befindet und die

im Pariser Handels- und Unternehmensregister unter der Nummer 433 890 845 eingetragen ist,

 

bzw.

 

dem Unternehmen der Sonepar-Gruppe, das das Auswahlverfahren, für welches der Bewerber seine Bewerbung eingereicht hat, eingeleitet hat und durchführt,

 

bzw.

 

Unternehmen der Sonepar-Gruppe, die nach Bewerbern suchen und denen Sie Ihr Profil als Teil unserer Bewerberpooloption weitergeben möchten.

 

Sofern die oben genannten Unternehmen nicht die für die Verarbeitung verantwortlichen Unternehmenseinheiten sind, werden Sie über die Identität der für die Verarbeitung verantwortlichen Person in Kenntnis gesetzt.

 

Wenn Sie sich entschieden haben, an unserem Bewerberpool teilzunehmen, und Ihr Profil den Unternehmen der Sonepar-Gruppe zur Verfügung gestellt haben, können die Personalverantwortlichen dieser Unternehmen auf Ihr Profil zugreifen, wenn sie nach Bewerbern suchen, deren Profile zu bestimmten vakanten Stellen passen könnten.

 

 

5          WER PRÜFT MEINE BEWERBUNG?

 

Obwohl wir eine gemeinsame gruppenweite digitale Lösung verwenden, wird Ihre Bewerbung von der Einheit der Sonepar-Gruppe, welche die Stelle ausgeschrieben hat, auf die Sie sich bewerben, geprüft. Der Rekrutierungsprozess als solcher erfolgt unter der alleinigen Haftung und Verantwortung dieser Einheit.

 

 

6          Wie wird Sonepar die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten?

 

Gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften hat Sonepar geeignete technische (z. B. Firewalls) und organisatorische (z. B. Benutzername/Passwort-System, physische Schutzlösungen usw.) Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Zerstörung, Verlust, Änderung, Offenlegung oder unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen.

 

Wir verlangen von allen Service-Providern, die möglicherweise Ihre persönlichen Daten in unserem Auftrag verarbeiten, dass sie sich vertraglich zu einem ähnlichen oder höherwertigen Standard verpflichten.

 

 

7          Wem gegenüber könnte Sonepar Ihre personenbezogenen Daten offenlegen?

 

Ihre personenbezogenen Daten werden nur von Personen genutzt und an Personen weitergegeben, die zu den in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecken oder zur Erfüllung ihrer Aufgaben Zugang zu diesen Daten benötigen, in allen Fällen unter Beachtung der geltenden Gesetze und Vorschriften.

 

Sonepar kann einige Ihrer personenbezogenen Daten an die folgenden Kategorien von Empfängern weitergeben:

§  Verarbeiter oder Dienstleister, die in seinem Namen und gemäß seinen Anweisungen handeln: Hosting-Dienstleister, Jobbörsen, Personalvermittlungsbüros, IT-Integratoren, Tools zur Bewertung von Fähigkeiten, SEO für Stellenangebote;

§  andere Unternehmen der Sonepar-Gruppe, die in der Regel identischen oder gleichwertigen Datenschutzbestimmungen unterliegen.

 

Wir gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten nur innerhalb eines angemessenen vertraglichen Rahmens, der die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten und die Einhaltung des Zwecks der Verarbeitung gewährleistet, an Dritte weitergegeben werden. 

 

 

8          An wen könnten Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden?

 

Aufgrund der internationalen Marktpräsenz der Sonepar Gruppe ist es möglich, dass einige der Empfänger, die Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben könnten (z. B. Unternehmen, die zur Sonepar Gruppe und/oder deren Geschäftspartnern gehören), ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union haben.

 

In diesem Fall stellen wir vor der Übertragung sicher, dass der Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten kann (zum Beispiel auf der Grundlage einer von der Europäischen Kommission validierten Angemessenheitsentscheidung oder auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln). Sie können eine Kopie der angemessenen Sicherheitsvorkehrungen erhalten, indem Sie eine Anfrage an die unter dem nachstehenden Punkt 9 „Welche Rechte haben Sie?“ angegebene Kontaktperson senden.

 

Wenn Sie auf den folgenden Link klicken, finden Sie eine Liste der Unternehmen, die zur Sonepar-Gruppe gehören, und der Länder, in denen sie tätig sind: Präsenz | Sonepar

 

In einigen konkreten Fällen holen wir vor der Übermittlung Ihre Zustimmung ein.

 

Zusätzliche Informationen über die Bedingungen der Datenübermittlung erhalten Sie, indem Sie eine Anfrage an die unter Punkt 9 „Welche Rechte haben Sie?“ angegebene Kontaktperson senden.

 

9          Worin bestehen Ihre Rechte?

 

Vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen Bestimmungen haben Sie das Recht, auf Ihre von Sonepar erfassten personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu ändern.

 

Ihre Rechte umfassen:

 

§  Zugangsrecht: Sie haben das Recht auf Erhalt einer Kopie der von Sonepar verarbeiteten personenbezogenen Daten.

 

§  Recht auf Berichtigung: Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, dürfen Sie die Berichtigung verlangen.

 

§  Recht auf Löschung: In bestimmten gesetzlich vorgesehenen Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Verarbeitung ausnahmsweise auf Ihrer Zustimmung beruht und Sie diese Einwilligung widerrufen möchten oder wenn Ihre personenbezogenen Daten im Hinblick auf die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Dieses Recht gilt jedoch nicht uneingeschränkt, und Sonepar kann eine gesetzliche Grundlage oder einen rechtmäßigen Grund für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

 

§  Widerspruchsrecht: Sie dürfen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. Dieses Recht gilt jedoch nicht uneingeschränkt und Sonepar kann aus einem berechtigten Interesse Ihr Verlangen zurückweisen.

 

§  Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können auch verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt (z. B. ausgesetzt) wird, wenn (i) Ihre personenbezogenen Daten unrichtig sind, (ii) Sie Ihr Widerspruchsrecht ausgeübt haben, oder (iii) die Daten nicht mehr für den Verarbeitungsvorgang nötig sind, aber weiterhin benötigt werden, um Ihre Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen.

 

§  Recht auf Übertragbarkeit der Daten: Falls dieses Recht zutrifft, sind Sie berechtigt, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zu empfangen oder, soweit technisch möglich, diese Daten an Dritte zu übermitteln.

 

§  Recht, nach Ihrem Tod Anweisungen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu geben: Sie dürfen Sonepar Anweisungen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod erteilen.

 

§  Widerrufsrecht: Wurde Ihre Einwilligung vor der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten eingeholt, haben Sie das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen.

 

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie uns bitte an folgende Adresse: groupcompliance@sonepar.com

 

Sie können eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen.

In Frankreich ist dies:

 

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
(Französische Datenschutzbehörde)

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07 – Frankreich

Telefon: +33 (0)1 53 73 22 22

 

Informationen über die verschiedenen Aufsichtsbehörden in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union finden Sie auf dieser Website: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

 

 

10      VERSION

 

Diese Leitlinie kann jeweils aktualisiert oder abgeändert werden.

Wir empfehlen Ihnen daher, diese auf unserer Unternehmenswebsite veröffentlichte Richtlinie regelmäßig einzusehen: www.sonepar.com. In jedem Fall werden wir Sie über alle wesentlichen Änderungen dieser Datenschutzleitlinie auf dem Laufenden halten.

Übersetzungen dieses Dokumentes sind gegebenenfalls Gegenstand der Auslegung. Maßgeblich ist allein die englische Version.

SONEPAR SAS

25, rue d’Astorg 75008 Paris − Frankreich

Tel.: +33 (0)1 58 44 13 13

www.sonepar.com

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