1. WAS SIE WISSEN SOLLTEN

Unter „personenbezogenen Daten" versteht man Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt (z.B. durch Bezugnahme auf einen Vor- oder Nachnamen) oder indirekt (z.B. durch eine Telefon- oder ID-Nummer) identifiziert werden kann.

Als „Verarbeitung" personenbezogener Daten wird eine Handlung oder eine Reihe von Handlungen bezeichnet, die mit personenbezogenen Daten durchgeführt werden (z.B. Sammlung, Strukturierung, Speicherung, Änderung, Offenlegung).

Der „Zweck" des Verarbeitungsprozesses ist das vorrangige Ziel bei der Verwendung personenbezogener Daten. Die Daten werden für ein bestimmtes und berechtigtes Ziel erfasst und nicht auf eine Art und Weise weiterverarbeitet, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.

Der für die Verarbeitung „Verantwortliche" ist die natürliche oder juristische Person, die entscheidet, ob die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und wie diese Verarbeitung erfolgt, indem sie vor allem festlegt, welchen Zwecken die Daten dienen sollen und welche Instrumente für ihre Verarbeitung eingesetzt werden sollen.

Der „Empfänger" ist die natürliche oder juristische Person, an die Ihre persönlichen Daten weitergegeben werden.

2. FÜR WELCHE ZWECKE ERFASSEN UND VERARBEITEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Sonepar erfasst und verarbeitet Ihre persönlichen Daten, um mit Ihnen während des Auswahlverfahrens zu kommunizieren und um Ihre Bewerbung für die zu besetzende Stelle zu beurteilen.

Bei erfolgreicher Bewerbung kann Sonepar einige Ihrer personenbezogenen Daten dazu nutzen, die notwendigen Formalitäten für die Ausfertigung Ihres Arbeitsvertrags zu erledigen.

3. WER VERARBEITET IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Die im vorstehenden Punkt 2 „Zu welchen Zwecken erfassen und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?" beschriebenen Aktivitäten zur Verarbeitung personenbezogener Datenwerden durchgeführt unter der Verantwortung von:

Sonepar SAS,

einer société par actions simplifiée (einer vereinfachten Aktiengesellschaft französischen Rechts),

deren eingetragener Sitz sich in 25 rue d’Astorg, 75008 Paris, Frankreich befindet und die

im Pariser Handels- und Unternehmensregister unter der Nummer 585 580 202 eingetragen ist

bzw.

Sonepar International SAS,

einer société par actions simplifiée (einer vereinfachten Aktiengesellschaft französischen Rechts),

deren eingetragener Sitz sich in 25 rue d’Astorg, 75008 Paris, Frankreich befindet und die im Pariser Handels- und Unternehmensregister unter der Nummer 433 890 845 eingetragen ist

bzw.

dem Unternehmen der Sonepar-Gruppe, das das Auswahlverfahren, für welches der Kandidat seine Bewerbung eingereicht hat, eingeleitet hat und durchführt

bzw.

die Gesellschaft der Sonepar-Gruppe, die Kandidaten sucht und hinsichtlich derer Sie sich entschieden haben, Ihr Bewerbungsprofil als Teil des Kandidatenpools zur Verfügung zu stellen.

Sofern die oben genannten Unternehmen nicht die für die Verarbeitung verantwortlichen Unternehmenseinheiten sind, werden Sie über die Identität der für die Verarbeitung verantwortlichen Person in Kenntnis gesetzt.

4. WER WIRD SICH MEINE BEWERBUNG ANSCHAUEN?

Auch wenn wir gruppenweit eine einheitliche digitale Plattform nutzen, wird Ihre Bewerbung nur durch die Sonepar-Gesellschaft genutzt, die die Stelle ausgeschrieben hat, auf die Sie sich beworben haben. Der Bewerbungsprozess als solcher steht unter der ausschließlichen Verantwortung dieser Gruppengesellschaft.

5. AUF WELCHER GRUNDLAGE WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET?

Sonepar erfasst und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten für das rechtmäßige Interesse an der Durchführung seiner Personalbeschaffungsstrategie. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ebenso für die Vertragsanbahnung im Rahmen Ihrer Bewerbung.

6. WELCHE KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN WERDEN VERARBEITET?

Zu den erfassten und verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören unter anderem:

• Ihre Vor- und Nachname;
• Ihre postalische und E-Mail-Adresse;
• Ihre Telefonnummer;
• berufliche Daten wie Lebenslauf, Anschreiben, Diplome, Vergütung;
• Ergebnisse von Persönlichkeitstests (soweit die maßgebliche Sonepar-Gesellschaft sich zur Nutzung solcher Tests entschieden hat) und
• sonstige Daten, die Sie freiwillig an uns übermittelt haben, obwohl nicht explizit im Rahmen des Bewerbungsprozesses danach gefragt wurde.

Diese personenbezogenen Daten werden entweder direkt von uns oder über unsere Personalberatungsfirmen und/oder externen Stellenportalen erfasst.

7. WIE LANGE WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN GESPEICHERT?

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Auswahlverfahrens und für einen Zeitraum von maximal sechs (6) Monaten nach Ihrem letzten Kontakt mit Sonepar aufbewahrt. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre personenbezogenen Daten und Ihr Profil endgültig gelöscht.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, indem Sie eine entsprechende Mitteilung an die unter Punkt 11 „Welche Rechte haben Sie?" angegebene Kontaktperson senden.

8. WIE GEWÄHRLEISTET SONEPAR DIE SICHERHEIT IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften hat Sonepar geeignete technische (z. B. Firewalls) und organisatorische (z. B. Benutzername/Passwort-System, physische Schutzlösungen usw.) Maßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Zerstörung, Verlust, Änderung, Offenlegung oder unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen.

Wir verlangen von allen Dienstleistern, die möglicherweise Ihre persönlichen Daten in unserem Auftrag verarbeiten, dass sie sich vertraglich zu einem ähnlichen oder höherwertigen Standard verpflichten.

9. AN WEN GIBT SONEPAR GEGEBENENFALLS IHRE PERSÖNLICHEN DATEN WEITER?

Ihre persönlichen Daten werden nur von Personen genutzt und an Personen weitergegeben, die zu den in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecken oder zur Erfüllung ihrer Aufgaben Zugang zu diesen Daten benötigen, in allen Fällen unter Beachtung der geltenden Gesetze und Vorschriften.

Sonepar kann einige Ihrer personenbezogenen Daten an folgende Kategorien von Dritten weitergeben:

• Verarbeitende Firmen oder Dienstleister, die in unserem Namen und gemäß unseren Anweisungen handeln;
• andere Unternehmen der Sonepar-Gruppe, die im Allgemeinen denselben oder gleichwertigen Datenschutzbestimmungen unterliegen.

Wir gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten nur innerhalb eines angemessenen vertraglichen Rahmens an Dritte weitergegeben werden, der die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten und die Einhaltung des Zwecks der Verarbeitung gewährleistet.

10. WOHIN WERDEN IHRE PERSÖNLICHEN DATEN GEGEBENENFALLS ÜBERTRAGEN?

Aufgrund der internationalen Marktpräsenz der Sonepar-Gruppe ist es möglich, dass einige der Empfänger, die Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben könnten (z. B. Unternehmen, die zur Sonepar Gruppe und/oder deren Geschäftspartnern gehören), ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union haben.

In diesem Fall stellen wir vor der Übertragung sicher, dass der Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten kann (zum Beispiel auf der Grundlage einer von der Europäischen Kommission validierten Angemessenheitsentscheidung oder auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln).

Wenn Sie auf den folgenden Link klicken, finden Sie eine Liste der zur Sonepar-Gruppe gehörenden Unternehmen und der Länder, in denen sie tätig sind: https://www.sonepar.com/find-us/country-directory.html.

Zusätzliche Informationen über die Bedingungen der Datenübermittlung erhalten Sie, indem Sie eine Anfrage an die unter Punkt 10 „Welche Rechte haben Sie?" angegebene Kontaktperson senden.  

11. WELCHE RECHTE HABEN SIE?

Vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen Bestimmungen haben Sie das Recht, auf Ihre von Sonepar erfassten personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu ändern.

Ihre Rechte umfassen:

• Recht auf Zugang: Sie können eine Kopie der von Sonepar verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten.
• Recht auf Korrektur: Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie eine Korrektur verlangen.
• Recht auf Löschung: In bestimmten, gesetzlich vorgesehenen Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere wenn die Verarbeitung ausschließlich auf der Grundlage Ihrer Zustimmung erfolgt und Sie diese Zustimmung widerrufen möchten oder wenn sich herausstellt, dass Ihre personenbezogenen Daten im Hinblick auf die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind. Dieses Recht gilt jedoch nicht uneingeschränkt und Sonepar kann eine gesetzliche Grundlage oder einen rechtmäßigen Grund für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben.
• Widerspruchsrecht: In bestimmten Fällen können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen widersprechen, die mit Ihrer persönlichen Situation zusammenhängen. Dieses Recht gilt jedoch nicht uneingeschränkt und Sonepar kann aus einem berechtigten Interesse Ihr Verlangen zurückweisen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können außerdem beantragen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt (ausgesetzt) wird, beispielsweise wenn (i) Ihre personenbezogenen Daten unrichtig sind, (ii) Sie Ihr Widerspruchsrecht ausgeübt haben oder (iii) die Daten für die Verarbeitung nicht mehr benötigt werden, aber immer noch erforderlich sind, um Ihre gesetzlichen Rechte geltend zu machen, auszuüben oder zu schützen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Wenn dieses Recht zum Tragen kommt, haben Sie das Recht, die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zu erhalten oder, sofern technisch möglich, diese Daten an Dritte weiterzuleiten.
• Standardvertragsklauseln: Sie haben das Recht, eine Kopie der von Sonepar unterzeichneten Standardvertragsklauseln zu erhalten, wenn Ihre persönlichen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden.
• Weisungsrecht bezüglich der Verwendung Ihrer persönlichen Daten nach Ihrem Tod: Sie haben das Recht, Sonepar Weisungen bezüglich der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod zu erteilen.
• Recht auf Widerruf Ihrer Zustimmung: Wenn Ihre Zustimmung vor der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten eingeholt wird, haben Sie das Recht, diese Zustimmung zu widerrufen.

Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte schriftlich an die folgende Adresse: groupcompliance@sonepar.com

Sie können eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen. Die französische Aufsichtsbehörde ist:

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL (Französische Datenschutzbehörde)

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07 – Frankreich

Telefon: +33 (0)1 53 73 22 22

Informationen zu den verschiedenen Aufsichtsbehörden der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union finden Sie unter folgendem Link: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members.

12. VERSION

Diese Leitlinie kann jeweils aktualisiert oder abgeändert werden.

Wir empfehlen Ihnen daher, diese auf unserer Unternehmenswebsite veröffentlichte Richtlinie regelmäßig einzusehen: www.sonepar.com.

Übersetzungen dieses Dokumentes sind gegebenenfalls Gegenstand der Auslegung. Maßgeblich ist allein die englische Version.

SONEPAR SAS

25, rue d’Astorg 75008 Paris − Frankreich

Tel.: +33 (0)1 58 44 13 13

www.sonepar.com

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